Tantangan
Teknologi Terhadap Keputusan Personalia
Departemen sumber daya manusia dalam
menjalankan fungsinya menghadapi berbagai macam tantangan baik dari dalam
organisasi itu sendiri maupun dari luar organisasi.Keusangan tenaga kerja dalam
perusahaan tidak dikendalikan akibat kemajuan teknologi,baik mesin,komputer
maupun perlatan lainnya.Untuk mengantisipasinya perusahaan dapat menggunakan
pendekatan reaktif maupun proaktif. Pendekatan reaktif
adalah manajer memberikan tanggaan dari masalah-masalah SDM,sedangkan
pendekatan proaktif adalah tindakan yang dimabil oleh manajer sebelum masalah
yang terjadi lebih parah lagi.
Berhubungan
dengan tantangan tantangan organisasial yaitu sistem informasi dan teknologi
sangat berpengaruh terhadap kualitas kontribusi dalam pengambilan keputusan
keputusan personalia salah satunya:
Kemajuan teknologi berdampak pada
MSDM, contoh:
1)
kemajuan transportasi dan komunikasi meningkatkan
mobilitas angkatan kerja
*Bidang
Transportasi
Transportasi merupakan sarana penting dalam menunjang dan membantu
mobilitas angkatan kerja. Contohnya: bus untuk para karyawan menuju ke kantor
agar mereka dapat menuju ke kantor tepat waktu dan mengoptimalkan kerja
karyawan karena mereka tidak perlu susah payah mencari angkutan umum dan tidak
lelah sampai di kantor.
Dalam
proses produksi, Contohnya mesin pengisi
minuman pada soft drink, personalia harus tanggap akan hal ini karena dapat
membantu kinerja karyawan dalam memproduksi minuman tersebut. Oleh karena itu,
bagian personalia dapat memenuhi kebutuhan transportasi tersebut, untuk dapat
meringankan kerja para karyawan, agar karyawan dapat kerja secara optimal
*Bidang
Komunikasi
Pada saat
sekarang transportasi dan komunikasi sangat menunjang dan membantu mobilitas
angkatan kerja hal ini membantu banyak perusahaan untuk melakukan membangun
perusahaannya secara luas dan tersebar di beberapa daerah karena tidak sulit
bagian personalia mencari calon pegawai atau pekerja di daerah yang jauh dari
perkotaan. Contohnya karena adanya internet pihak persolia dapat memberi
informasi lowongan pekerjaan kepada calon pelamar pekerjaan tersebut dan pihak
persolia dapat menghemat anggaranya daripada membuat iklan di media cetak
ataupun media televisi / radio yang membuat pengeluaran lebih besar.
Selain
itu pula lewat teknologi intranet cabang perusahaan yang berada di daerah dapat
memberi informasi secara cepat tentang karyawannya seandainya karyawan itu
dibutuhkan di perusahaan utama. Atau sebaliknya perusahaan utama butuh
informasi mengenai struktur dan system cabang perusahaannya yang berada di
daerah dengan mudah dan cepat.
2) Otomatisasi
contohnya penggunaan komputer mengubah tipe kebutuhan SDM
Otomatisasai perkantoran
adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang
berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di
dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran
merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan
proses pelaksanaan pekerjaan.
Beberapa system otomatisasi
perkantoran secara formal dan didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis.
System formal ini diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan
organisasi, mirip dengan sistem informasi manajemen. Namun sebagian besar
system otomatisasi perkantoran tidak direncanakan atau diuraikan secara
tertulis. System-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan
untuk memenuhi keperluaannya sendiri. Dan otomatisasi perkantoran dimaksudkan
untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik secara lisan maupun secara tertulis.
Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan
berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi
dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia
secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan
murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan
landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu
berkompetisi lebih baik.
Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang
yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis
kantor, yaitu :
- Manajer
adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan
terutama sumber daya manusia.
- Profesional
yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (mis.
Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan
profesional secra bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
- Sekretaris
bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai
tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal
pertemuan.
- Clerical
Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk
sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan
mengirimkan surat.
Aplikasi Otomatisasi Kantor diantaranya yaitu:
Pengolahan kata (word
Processing).
Surat elektronik
(electronic mail).
Voice mail.
Kalender elektronik
(electronic calendaring).
Konfrensi audio.
Konfrensi video.
Konfrensi komputer.
Transmisi faximile (FAX)
Videotex.
Desktop publishing.
Ø
Dampak terhadap Pekerja dan Pekerjaan
Pengangguran merupakan dampak kemajuan
teknologi. Kinerja pegawai meningkat karena teknologi. Teknologi dapat
menyebabkan pengangguran dan menciptakan pekerjaan baru. Misalnya, telepon
jarak jauh tidak membutuhkan operator, tapi jumlah pegawai perusahaan
telekomunikasi meningkat karena jumlah telepon yang harus ditangani meningkat.
Pegawai yang bekerja dengan mesin, harus memiliki keahlian tertentu.
Ø Dampak terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai
Karena perubahan struktur pekerjaan,
permintaan terhadap pegawai yang terampil terus meningkat. Karena peluang kerja
untuk mereka yang tidak punya ketrampilan terus berkurang.
Untuk memenuhi kebutuhan pegawai pada
perusahaan yang menggunakan otomasi, harus ada hubungan antara sekolah,
industri dan pemerintah untuk persyaratan kerja masa depan. Adanya berbagai
jenis pekerjaan, maka dibutuhkan pelatihan di berbagai tingkat pendidikan.
Manajer kantor dapat menetapkan standar bagi operasional kantor sehingga para
pengajar memahami klasifikasi pekerjaan yang dibutuhkan. Perubahan yang terjadi
dalam persyaratan kerja harus dicerminkan dalam kurikulum pendidikan dan
pelatihan. Pelatihan yang diperlukan adalah keahlian dasar seperti bahasa
inggris, aritmatika dan hubungan manusia.
Para pegawai harus mengetahui rencana
manajemen dan dampak otomasi terhadap jenis pekerjaan yang tersedia dalam
perusahaan. Pegawai yang ada dapat diberi pelatihan untuk mengembangkan
ketrampilan. Pegawai yang tidak memiliki persyaratan untuk pelatihan dapat
dipindahkan ke unit lain atau di relokasi dalam masyarakat.
Ø Dampak Manajemen Menengah
Manajemen menengah terdiri dari semua manajer
yang berada di bawah tingkat pengambilan kebijakan.Dalam perusahaan manajer kantor administratif
masuk kategori manajemen menengah.
Dengan adanya otomasi, pekerjaan manajemen
menengah diprediksikan menjadi berkurang. Namun hal ini tidak terbukti. Dengan
meningkatnya aplikasi proses data elektronik, kebutuhan terhadap manajer yang
melakukan proses data meningkat.
Ada dua alasan mengapa pekerjaan manajemen
menengah tidak berkurang dengan adanya komputer. Pertama, keputusan manajerial
pada tingkatan ini terlalu jauh dari analisa mekanik. Sebaliknya, dengan adanya
komputer manajer membuat keputusan yang lebih baik. Dengan adanya komputer
pekerjaan manajer menjadi lebih cepat. Selain itu penggunaan komputer
meningkatkan struktur posisi manajemen menengah menjadi lebih tinggi.
Kedua, adanya peralatan otomatis yang membuat
pekerjaan menjadi lebih cepat tidak berarti bahwa peralatan tersebut akan
digunakan. Mesin otomatis bekerja optimal untuk pekerjaan rutin, yang berbeda
dengan masalah yang dihadapi manajer.
Ø Dampak terhadap Operasi Perusahaan
Adanya
otomasi, membuat banyak perusahaan mulai memusatkan operasional mereka
menggunakan sistem informasi komputer di kantor pusat untuk mengumpulkan,
mengolah dan mengirim data ke seluruh dunia.
Semua perkembangan ini membawa pemikiran baru
dalam struktur usaha dan konsep manajemen. Akibat kemajuan teknologi manajemen
dapat berada dalam kendali satu atap. Sentralisasi proses informasi,
pembentukan sistem total, dan kemampuan memproyeksi tujuan, biaya dan anggaran
perusahaan secara akurat memerlukan pemahaman tentang fungsi manajerial yaitu
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian. Otomasi dalam
kantor tidak akan mengurangi kebutuhan terhadap pegawai. Mereka tidak lagi
melakukan pekerjaan rutin. Tetapi masih dibutuhkan untuk mengumpulkan data,
menyiapkan media input bagi mesin, memprogram dan mengendalikan mesin, dan
menterjemahkan output mesin. Kebutuhan akan manajer kantor yang memiliki
tanggung besar dalam menangani informasi dan yang dapat memberikan berbagai
informasi kepada berbagai pusat keputusan perusahaan.