Tantangan Teknologi Terhadap Keputusan Personalia

Tantangan Teknologi  Terhadap Keputusan Personalia

Departemen sumber daya manusia dalam menjalankan fungsinya menghadapi berbagai macam tantangan baik dari dalam organisasi itu sendiri maupun dari luar organisasi.Keusangan tenaga kerja dalam perusahaan tidak dikendalikan akibat kemajuan teknologi,baik mesin,komputer maupun perlatan lainnya.Untuk mengantisipasinya perusahaan dapat menggunakan pendekatan reaktif maupun proaktif. Pendekatan reaktif adalah manajer memberikan tanggaan dari masalah-masalah SDM,sedangkan pendekatan proaktif adalah tindakan yang dimabil oleh manajer sebelum masalah yang terjadi lebih parah lagi.

Berhubungan dengan tantangan tantangan organisasial yaitu sistem informasi dan teknologi sangat berpengaruh terhadap kualitas kontribusi dalam pengambilan keputusan keputusan personalia salah satunya:

Kemajuan teknologi berdampak pada MSDM, contoh:

1)      kemajuan transportasi dan komunikasi meningkatkan mobilitas angkatan kerja

*Bidang Transportasi

Transportasi merupakan sarana penting dalam menunjang dan membantu mobilitas angkatan kerja. Contohnya: bus untuk para karyawan menuju ke kantor agar mereka dapat menuju ke kantor tepat waktu dan mengoptimalkan kerja karyawan karena mereka tidak perlu susah payah mencari angkutan umum dan tidak lelah sampai di kantor.

Dalam proses produksi, Contohnya mesin pengisi minuman pada soft drink, personalia harus tanggap akan hal ini karena dapat membantu kinerja karyawan dalam memproduksi minuman tersebut. Oleh karena itu, bagian personalia dapat memenuhi kebutuhan transportasi tersebut, untuk dapat meringankan kerja para karyawan, agar karyawan dapat kerja secara optimal

*Bidang Komunikasi

Pada saat sekarang transportasi dan komunikasi sangat menunjang dan membantu mobilitas angkatan kerja hal ini membantu banyak perusahaan untuk melakukan membangun perusahaannya secara luas dan tersebar di beberapa daerah karena tidak sulit bagian personalia mencari calon pegawai atau pekerja di daerah yang jauh dari perkotaan. Contohnya karena adanya internet pihak persolia dapat memberi informasi lowongan pekerjaan kepada calon pelamar pekerjaan tersebut dan pihak persolia dapat menghemat anggaranya daripada membuat iklan di media cetak ataupun media televisi / radio yang membuat pengeluaran lebih besar.

Selain itu pula lewat teknologi intranet cabang perusahaan yang berada di daerah dapat memberi informasi secara cepat tentang karyawannya seandainya karyawan itu dibutuhkan di perusahaan utama. Atau sebaliknya perusahaan utama butuh informasi mengenai struktur dan system cabang perusahaannya yang berada di daerah dengan mudah dan cepat.

2)      Otomatisasi contohnya penggunaan komputer mengubah tipe kebutuhan SDM

Otomatisasai perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.

Beberapa system otomatisasi perkantoran secara formal dan didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. System formal ini diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan sistem informasi manajemen. Namun sebagian besar system otomatisasi perkantoran tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. System-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluaannya sendiri. Dan otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik secara lisan maupun secara tertulis.

Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.

Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis kantor, yaitu :

1. Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.
2. Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff  khusus). Manajer dan profesional secra bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat.

Aplikasi Otomatisasi Kantor diantaranya yaitu:

 Pengolahan kata (word Processing).

 Surat elektronik (electronic mail).

 Voice mail.

 Kalender elektronik (electronic calendaring).

 Konfrensi audio.

  Konfrensi video.

 Konfrensi komputer.

 Transmisi faximile (FAX)

 Videotex.

 Desktop publishing.

Ø  Dampak terhadap Pekerja dan Pekerjaan

Pengangguran merupakan dampak kemajuan teknologi. Kinerja pegawai meningkat karena teknologi. Teknologi dapat menyebabkan pengangguran dan menciptakan pekerjaan baru. Misalnya, telepon jarak jauh tidak membutuhkan operator, tapi jumlah pegawai perusahaan telekomunikasi meningkat karena jumlah telepon yang harus ditangani meningkat. Pegawai yang bekerja dengan mesin, harus memiliki keahlian tertentu.

Ø  Dampak terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai

Karena perubahan struktur pekerjaan, permintaan terhadap pegawai yang terampil terus meningkat. Karena peluang kerja untuk mereka yang tidak punya ketrampilan terus berkurang.

Untuk memenuhi kebutuhan pegawai pada perusahaan yang menggunakan otomasi, harus ada hubungan antara sekolah, industri dan pemerintah untuk persyaratan kerja masa depan. Adanya berbagai jenis pekerjaan, maka dibutuhkan pelatihan di berbagai tingkat pendidikan. Manajer kantor dapat menetapkan standar bagi operasional kantor sehingga para pengajar memahami klasifikasi pekerjaan yang dibutuhkan. Perubahan yang terjadi dalam persyaratan kerja harus dicerminkan dalam kurikulum pendidikan dan pelatihan. Pelatihan yang diperlukan adalah keahlian dasar seperti bahasa inggris, aritmatika dan hubungan manusia.

Para pegawai harus mengetahui rencana manajemen dan dampak otomasi terhadap jenis pekerjaan yang tersedia dalam perusahaan. Pegawai yang ada dapat diberi pelatihan untuk mengembangkan ketrampilan. Pegawai yang tidak memiliki persyaratan untuk pelatihan dapat dipindahkan ke unit lain atau di relokasi dalam masyarakat.

Ø  Dampak Manajemen Menengah

Manajemen menengah terdiri dari semua manajer yang berada di bawah tingkat pengambilan kebijakan.Dalam perusahaan manajer kantor administratif masuk kategori manajemen menengah.

Dengan adanya otomasi, pekerjaan manajemen menengah diprediksikan menjadi berkurang. Namun hal ini tidak terbukti. Dengan meningkatnya aplikasi proses data elektronik, kebutuhan terhadap manajer yang melakukan proses data meningkat.

Ada dua alasan mengapa pekerjaan manajemen menengah tidak berkurang dengan adanya komputer. Pertama, keputusan manajerial pada tingkatan ini terlalu jauh dari analisa mekanik. Sebaliknya, dengan adanya komputer manajer membuat keputusan yang lebih baik. Dengan adanya komputer pekerjaan manajer menjadi lebih cepat. Selain itu penggunaan komputer meningkatkan struktur posisi manajemen menengah menjadi lebih tinggi.

Kedua, adanya peralatan otomatis yang membuat pekerjaan menjadi lebih cepat tidak berarti bahwa peralatan tersebut akan digunakan. Mesin otomatis bekerja optimal untuk pekerjaan rutin, yang berbeda dengan masalah yang dihadapi manajer.

Ø  Dampak terhadap Operasi Perusahaan

Adanya otomasi, membuat banyak perusahaan mulai memusatkan operasional mereka menggunakan sistem informasi komputer di kantor pusat untuk mengumpulkan, mengolah dan mengirim data ke seluruh dunia.

Semua perkembangan ini membawa pemikiran baru dalam struktur usaha dan konsep manajemen. Akibat kemajuan teknologi manajemen dapat berada dalam kendali satu atap. Sentralisasi proses informasi, pembentukan sistem total, dan kemampuan memproyeksi tujuan, biaya dan anggaran perusahaan secara akurat memerlukan pemahaman tentang fungsi manajerial yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian. Otomasi dalam kantor tidak akan mengurangi kebutuhan terhadap pegawai. Mereka tidak lagi melakukan pekerjaan rutin. Tetapi masih dibutuhkan untuk mengumpulkan data, menyiapkan media input bagi mesin, memprogram dan mengendalikan mesin, dan menterjemahkan output mesin. Kebutuhan akan manajer kantor yang memiliki tanggung besar dalam menangani informasi dan yang dapat memberikan berbagai informasi kepada berbagai  pusat keputusan perusahaan.